PLANEACIÓN DE VENTAS Y OPERACIONES PARA LOGRAR UNA VENTAJA COMPETITIVA
El proceso de planeación de ventas y operaciones (Sales and Operations Planning - S&OP) es cooperativo dentro de las organizaciones y requiere de un esfuerzo importante y coordinado para su realización. El proceso de planeación de ventas y operaciones usa la inteligencia de mercado disponible y las principales métricas de desempeño para sincronizar los planes de demanda y suministro de la empresa. Las auditorias y estadísticas de pronósticos de ventas revelan que las empresas que cuentan con un proceso sólido de ventas y pronóstico operando dentro de un marco de S&OP, han tenido más éxito en el logro de la creación de conocimiento organizacional.
Varias investigaciones también han encontrado que las empresas que utilizan una buena gestión del proceso S&OP superaron a las empresas que no utilizan bien el proceso, o que no lo usan.
LAS 4ÍES
Como se muestra en la siguiente gráfica, el aprendizaje organizacional tendrá lugar en tres niveles: el individual, el grupal y el organizacional. Además incluye cuatro atributos, conocido también como las 4 íes:
Intuición
Interpretación
Integración
Institucionalización
INTUICIÓN
Es el reconocimiento de patrones y la comprensión de nuevas posibilidades. Un vendedor debe ser capaz de diferenciar patrones en la evolución de los gustos del consumidor escuchando los comentarios de los clientes.
INTERPRETACIÓN
Es el refinamiento de ideas y puntos de vista para que sean comprensibles. Si los vendedores comparten sus conocimientos con otros vendedores o con los encargados de pronosticar en la compañía, podrán validar o modificar lo que saben de los clientes.
INTEGRACIÓN
Es la transformación de un consenso. Si las ideas de un vendedor son llevadas a una reunión (por ejemplo, una reunión de S&OP), donde pueden ser evaluadas por personas de otras áreas de la empresa, los participantes pueden discutir y actuar sobre su valoración de los cambios en los gustos de los consumidores.
INSTITUCIONALIZACIÓN
Es el establecimiento de rutinas de acción (procedimientos operativos estandarizados) que permiten que la nueva información pueda ser adoptada por la organización. La empresa podría establecer un proceso formal en el marco de los pronósticos de ventas y reuniones de S&OP; lo que permitiría a las personas llevar adelante nuevas ideas donde serian refinadas, difundidas y puestas en acción.
El aprendizaje se da a través de múltiples niveles: desde la intuición a nivel individual, mediante la interpretación y la integración a nivel de grupo, a la institucionalización a nivel de la organización. Una empresa creadora de conocimiento es la que establece un entorno para el fomento y perpetuación de las 4 íes del aprendizaje organizacional.
LAS 4IES EN EL CICLO DE S&OP – PRONÓSTICOS DE VENTAS
Aunque el propósito principal de S&OP es que los planes de demanda y suministro coincidan, una compañía que aplique las 4ies de aprendizaje organizacional a las actividades de S&OP pueden elevar el proceso de S&OP de un mecanismo coordinador a una actividad creadora de conocimiento.
El ciclo estándar de S&OP incluye 5 pasos:
En una etapa inicial, los datos son recopilados y actualizados.
En una fase de planeación de la demanda, los ejecutivos de ventas y marketing elaboran y aprueban los pronósticos de ventas en consenso.
En una fase de planeación de suministros, los planeadores identifican cambios en los pronósticos y niveles de inventario así como temas clave de capacidad.
En una reunión preliminar, los asistentes concilian los planes de demanda y suministro.
En conclusión, en reuniones ejecutivas, los líderes incorporan el nuevo S&OP plan en la estrategia competitiva de la empresa.
Dentro de este proceso de S&OP, una empresa puede encontrar muchas oportunidades para practicar las 4ies. Las personas pueden tener la oportunidad de:
Recopilar y analizar la información de campo.
Constituir nuevas ideas relacionadas con el entorno empresarial (intuición).
Compartir lo que han aprendido acerca de cambios en los requerimientos del cliente y las acciones de los competidores.
Refinar las ideas sobre las tendencias del mercado (interpretación).
Comunicar lo que se ha aprendido con otras áreas funcionales de la empresa (integración).
Incorporar nuevos conocimientos en las estrategias y planes de la organización (institucionalización).
RECOMENDACIONES CLAVE
Para aprovechar el proceso de S&OP para ayudar a fomentar la creación de conocimiento, una organización debería:
Capacitar a los empleados, como son el personal de ventas y compras, para interactuar efectivamente con clientes y proveedores escuchando atentamente y cuestionando.
Aliente a los empleados a compartir sus puntos de vista durante las reuniones de planeación de la demanda y planeación de suministros. Estas ideas pueden venir de conversaciones con clientes y proveedores, desde análisis de datos, actividades, etc.
Asegúrese de que las ideas generadas en los niveles inferiores de la compañía se les preste toda la atención y sean tenidas en cuentas en las reuniones de S&OP y ejecutivas de S&OP.
Reconocer públicamente y recompensar a los empleados por las ideas que se traduce en un mejor desempeño organizacional.
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